MANAJEMEN PROYEK DAN FAKTOR KUNCI SUKSESNYA

MANAJEMEN PROYEK DAN FAKTOR KUNCI SUKSESNYA

Disusun oleh Toto Sihsetyo Adi,
Konsultan Program dan Bendahara PSM

Setiap organisasi mempunyai kekhasan mengelola dan mengatur perputaran roda organisasi agar dapat mencapai tujuannya secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan sumber daya tertentu. Pada umumnya cara-cara yang digunakan ini disebut Manajemen yaitu: suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian kegiatan untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Sering kali di singkat POAC (planning, organizing, actuating dan controlling).
Begitu pula organisasi PSM, didalam menjalankan perputaran organisasinya selalu menerapkan prinsip-prinsip manajemen dengan menyesuaikan kondisi internal dan eksternal organisasi. Nah, mengapa dalam menjalankan suatu pekerjaan atau proyek PSM lebih berhasil dibandingkan dengan organisasi sejenis? Didalam memandang, menerima, dan menjalankan suatu proyek PSM selalu mengacu dan menggunakan tahapan manajemen proyek secara tepat, yaitu meliputi
kegiatan-kegiatan sbb:
1. Mendefinisikan proyek
2. Membuat perencanaan proyek
3. Membentuk tim pelaksana proyek
4. Mengkoordinasi dan mengendalikan proyek
5. Mengevaluasi dan menutup proyek

Perencanaan meliputi:
· Menentukan kegiatan yang harus dilakukan
· Mengurutkan kegiatan
· Penjadwalan
· Integrasi

Pengorganisasian: untuk menjamin kemampuan orang-orang yang di dalam organisasi dapat dimanfaatkan secara optimal dengan pembentukan :
· Struktur organisasi
· Tugas dan wewenang
· Sistem hubungan/koordinasi

Proses pengorganisasian meliputi kegiatan-kegiatan:
· Memerinci pekerjaan-pekerjaan
· Mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan
· Membagi tugas
· Mnyusun mekanisme koordinasi

Pengarahan yaitu proses membuat anggota organisasi mampu dan bermotifasi untuk melaksanakan tugas. Proses-proses kegiatannya sebagai berikut:
· Memimpin, member perintah, menkoordinasi,
· Mengembangkan kemampuan: melatih dan membimbing
· Meningkatkan m,otifasi

Pengendalian yaitu mekanisme yang berfungsi untuk menjamin atau memastikan tercapainya sasaran yang telah ditetapkan dalam perencanaan.
Proses pengendaliannya:
· Menetapkan standar atau membuat rencana
· Mengukur prestasi dan melakukan pemantauan (monitoring)
· Membandingkan realisasi dan standar (identifikasi penyimpangan)
· Mengembangkan alternative tindakan
· Tindakan koreksi/revisi
·
FAKTOR KUNCI SUKSES PROYEK YANG DIKELOLA PSM:
1. Sasaran jelas (SMART)
· Spesifik
· Measurable (dapat diukur)
· Attainable (dapat dicapai dan menantang)
· Realistic (sesuai kondisi internal dan eksternal)
· Time (ada batasan waktu)
2. Perencanaan dan pengendalian yang baik
3. Ada manajer proyek yang kompeten
4. Dukungan dari pengurus (manajemen)
5. Cukup waktu dan sumber daya
6. Komitment pelaksanaan proyek
7. Komunikasi yang baik
8. Struktur organisasi yang efektif

Jadi selama PSM menjalankan kerjasama dengan lembaga AusAid-RHK untuk program distribusi terpal, dapur umum korban putting beliung, dan Program Quick Impack Livelihood menggunakan metode manajemen proyek sehingga sasaran yang diinginkan bersama dapat tercapai secara optimal. Manajemen adalah hal sangat penting untuk menunjang keberhasilan dan keberlanjutan suatau organisasi untuk terus eksis dan diakui kinerjanya dilingkungan masyarakat.